パーティー主催者は必見!企画のときに必要な10のこと

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こんにちは。松本です。

先週は、昨日のブログで書かせていただいたパーティーの実行委員として走り回っていました。私が、今回のパーティーで得たノウハウが少しでもお役に立てばと思い、パーティー実行委員の反省も踏まえつつ、今回は『パーティーを主催するときに必要な10のこと』という感じで書かせていただきます。

1.会場手配

どんな雰囲気のパーティーにするのか?規模は?立食?席は自由?など色々考慮した会場選びが必要ですが、一番大切なのは、その会場のスタッフさんが話を聴いてくれる方かどうか、だと思います。

『こんな規模で、こんな雰囲気でやりたくて……』と色々話をした時に、提案を交えてこちらの希望に寄り添ってくれるスタッフさんはとても大事です。

今回は新宿のダイニングバーシザムさんにお願いしました。

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ピアノ演奏を交えてのパーティーですので、グランドピアノがある事は絶対条件でした。規模は30名から50名の半立食パーティーを想定していました。

Con l’armoniaの高橋さんが知っていたお店で、お店のスタッフさんも親身になってくれて本当に良かったです。場所も駅から3分なので、お客様にも沢山歩いてもらわずにすんで良かったです。パーティー中に貸し切りと知らずに常連さんらしき方がいらしてたので、普段の営業でも居心地の良い空間なのだと思います。

2.招待状

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今回、約2週間前くらいに招待を出したにもかかわらず、皆様が年末の忙しい予定を調整してお越しくださいました。しかし、2週間前では遅すぎますよね。これは、反省点です。

最低でも1ヶ月前には招待状を出しておく方が良いですし、また、パーティー2週間前くらいに出欠の確認ができていないお客様に電話やメールで連絡をとることも大事です。会場に最終人数の確定をいつまでにしなければいけないのかもきちんと確認しておく必要があります。

3.タイムテーブル作成

当日の進行表です。これは、当日スタッフとして動いてくれる方には、A4などにまとめて共有することが必要です。また、お店スタッフさんにも一部渡しておくと、お料理を出すタイミングや乾杯のタイミングが分かるので、助かると思います。ちなみに私は、こんな感じでExcelで作りました。

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映像やBGMは必要な場合は項目として入れてください。最低でも、時間、項目、その担当は書いて共有しておくと色々、進行がスムーズに運びます。

4.お持たせ準備

このお持たせは、地味に時間がかかるのです。しかし、お越しいただいたお客様にお気持ちとして、また私たちの会社に親しみを持ってもらう意味でも、あると良いと思います。よく、結婚式などで、最後に出口で新郎新婦2人が『ありがとうございました』といいながら配っているあれのイメージです。

全く関係ないアイテムだと微妙かなと思い、今回スマートスタイル・コンプレックス株式会社からは『スマホスタンド』コンラルモニアさんからは『コースター』(パーティーなどでピアノを弾く時、そのパーティーで使って欲しい)をご用意しました。

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↑岡部のデスクで、絶賛活躍中!!

ロゴ入りにするには業者に頼む必要があり時間がかかるので、用意する場合は出来るだけ早くお持たせに取りかかってください。出来上がったものを入れる袋も考えておく必要ありですよ。

補足。弊社の場合、社内にデザイナーがいるので問題無いのですが、ロゴなど入れる場合は、デザインも合わせて行ってくれる業者を選ぶ必要があります。

オカベ

5.下見

とても大切です。具体的に当日のセッティングを考えます。

  • 挨拶などマイクを使って話す場所
  • 受付場所
  • クロークの有無
  • 席の数
  • お手洗いの場所
  • 喫煙or禁煙
  • BGMの雰囲気/流し方
  • 映像・プロジェクタのチェック

上記は、私たちのパーティーで確認したことですが、下見に行く事で当日に準備しなければいけないことが、より具体的になってきます。

例えば、今回冬に開催したこともあり、コートをクロークに預けたい方が多いかなと思ってクロークを設けましたが、お店にハンガーがありませんでした。なので、自分たちで用意したのですが、そういったことも下見の時に分かったことですので、必ず会場を見に行く事をお勧めします。

6.招待者リスト作成

招待者リストは、受付時に使います。これをしっかり作っておくことで、受付はスムーズになりますし、お越しいただいた方を後から確認して、お礼状やお礼メールを出す時にも役立ちます。

ポイントは、

  • フルネーム(ふりがな付)
  • あいうえお順
  • 誰が招待したゲストか?
  • お連れ様の人数

をしっかりと書いておくこと。

受付の方は、ゲストの方のことを知らないケースがほとんどです。誰が見てもこの人で間違いないと思えるようにしないと、チェックする時に誤解がおきてお客様を待たせてしまうなんてこともありえるので注意しましょう。

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↑当日の招待者リスト。個人情報なので、ぼかして保護。

7.クローク準備

クロークは、お客様がくつろいでいただくためにもあった方が良いです。が、しかし、貴重品は預けないで下さいと事前にお客様に伝えてください。トラブルになりかねません。

また、クローク担当をしっかり決めておく事が必要です。その人にしっかり責任を持ってやってもらうよう、事前に伝えておいて、一緒にシュミレーションしておけば、当日慌てずにやってもらえます。

ポイントは、

  • クローク場所(来客人数に合わせて荷物の置き場所を決めておく)
  • 担当
  • 預け方シュミレーション

の、この3点です。

8.カメラマン

思い出は大事です。当日、スタッフ側は必死すぎて、メモリー出来ていない事が多いので、『写真とっておいて』をお願いする事が大切です。

ちなみに、今回、弊社の岡部が最近購入したスペシャルカメラでパチパチ撮っていたのですが、主催者側なので、写真ばかりになるわけもいかず、『あ〜、あの写真とってなかった〜』と悔しがっていました。なるべくカメラセンスのある、当日カメラに専念出来る方がいると良いです。

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↑撮影に夢中で、全く話しを聞いていない岡部の様子

9.お客様へのアナウンス

当日の司会進行は、松本がやりました。かみかみでした。しかし、こころがけていたのは、お客様に必要な情報はしっかりアナウンスしようということです。

  • お手洗いの場所
  • ドリンク注文方法
  • お料理、ブッフェ形式、自由に取りにいってください
  • 喫煙場所(会場を禁煙にしたので、喫煙場所を案内)
  • 会場注意事項(ピアノがあったので、ピアノにものは置かないで)
  • 開始時間や、終了時間の案内

などなど、気になるであろう情報はちゃんと司会からアナウンスしてあげないといけないですよね。至らないところもありましたが、お客様の気持ちになって必要な情報はアナウンスするようにします。

10.お礼メール

出来れば、翌日にお越しいただいた方全員にお礼をするのが、礼儀ですよね……。

土曜日のパーティーでしたので、月曜日にお礼させていただいた方がほとんどでしたが、お越しいただきまして、本当にありがとうございました。また、来年もよろしくお願いいたします。

あとは、ただ飲み食いするだけのパーティーも良いけれど、ゲストを飽きさせないためのイベントがあると良いかもしれません。今回の私たちのパーティーは、高橋さんのピアノ生演奏と、松本の歌があったので困らなかったけれど、一般的にはビンゴとかをやる感じになるのかなぁ。何か当たる系のイベントの場合は、センスの良い景品選びが盛り上がりのカギを握りそうですね。岡部は、そっち系のやつで当たった経験がないので、みんなが平等に楽しめるイベントが好きです。ちくしょー。

オカベ

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松本

松本

営業
埼玉県在住。アパレル会社での企画営業経て、2013年にスマートスタイル・コンプレックス株式会社へ入社。好きなことは歌うこと♪声の大きさは、社内No.1!最近はまっているのは登山。山ガールよ、集まれー。